Оформление офиса – не простая задача. Мебель должна не только украшать интерьер, но и делать рабочее место комфортным, благодаря практичным, функциональным и удобным элементам. Эта статья поможет вам в выборе офисной мебели.
Стол для переговоров
Назначать переговоры нужно не рано и не поздно, но и не в обеденное время. Лучше для этого выбрать самые продуктивные часы. Крайне невежливо вести беседу за собственным столом, особенно если он составляет перекладину буквы «Т». Для переговоров должен быть отведен специальный стол. Нельзя так же усаживать почетного гостя на собственное рабочее место. Иногда, этот агрессивный прием используют специально, желая тем самым доминировать над собеседником. Это может грозить тем, что переговоры зайдут в тупик.
Форма стола
Не самый удачный вариант, считают психологи, если форма стола для переговоров имеет прямоугольную форму. Каждый участник беседы расценивает свою половину, как личную территорию. У собравшихся людей на подсознательном уровне возникает оборонительно – соревновательная реакция.
Ширина офисного стола тоже играет не последнюю роль. Узкий стол создает дискомфортные ощущения. Человеку кажется, что происходит вторжение в его «жизненное пространство». Слишком широкий стол увеличивает психологическую дистанцию между участниками переговоров. Встреча за круглым столом способствует созданию дружеской атмосферы. Такая встреча предполагает свободное общение и стирает статусные различия. Переговоры за журнальным столиком, с необходимыми атрибутами (чашка кофе или чая), будут носить еще более неофициальный характер.
Размещение участников
Исход переговоров зачастую зависит от того, каким образом были размещены партнеры за столом. Если вариант «круглого стола» не подходит, состав собеседников за стандартным прямоугольным столом должен быть равен с обеих сторон не только по количеству, но и по служебному рангу. Кроме того, существуют правила, которых необходимо придерживаться:
- При размещении гостей не используйте торцевые концы стола, а постарайтесь использовать только длинные стороны.
- Руководителей делегаций размещайте строго в центре (принцип «зеркального отражения»). Остальные сотрудники и гости принимающей организации, размещаются в соответствии с ведомственной иерархией. Желательно, чтобы сидящие визави были примерно одного служебного положения.
Больше возможностей для маневра предоставляет небольшой состав участников или переговоры наедине. Помогает направить беседу в нужное русло угловая позиция, при которой собеседники разделены только углом стола. Кресла их развернуты так, чтобы видеть глаза и жесты друг друга. Таким образом, шансы на успешное завершение встречи увеличиваются. Наиболее часто встречается вариант, при котором собеседники садятся, слегка развернув кресла навстречу друг другу по одну сторону стола. Такое размещение подсознательно ориентирует партнеров на сотрудничество. Однако здесь нужно знать меру. Не рекомендуется переступать границы личного пространства.
Если на переговорах присутствуют третьи лица (технические эксперты и прочие специалисты), то их целесообразно размещать напротив гостя. Хозяин кабинета может расположиться наискосок, чтобы создать эффект «присоединения к противнику». Таким образом, задавая вопросы и комментируя высказывания специалистов, вы показываете партнеру, что действуете с ним заодно.
Если вы не заинтересованы в сотрудничестве, то в общении постарайтесь исключить зрительный контакт, оказавшись на дальнем конце стола или в стороне от партнера. Этот специальный прием используют в качестве психологического прессинга. Глава принимающей стороны первым садится за стол переговоров, а глава приглашенной - за ним. Прочие сотрудники размещаются строго по рангу.
Техническое оснащение
Если гостю приходится просить листок чистой бумаги, карандаш или ручку, это считается на переговорах недопустимым нарушением хорошего тона. Техническое оснащение целиком лежит на хозяевах. Еще до начала переговоров с иностранными делегациями согласовывают вопрос о рабочем языке. В случае необходимости обеспечивают перевод. Если у каждой стороны свой переводчик, он садится несколько позади главы своей делегации, слева от него. За короткой стороной стола (чтобы хорошо слышать и видеть всех выступающих) располагается переводчик, если он один. Переводить следует не спеша, избегая пространных острот и сложных технических терминов.
Минеральную воду, сигареты и пепельницу нужно расположить на столе заранее. Грубым нарушением этикета считается предложение спиртного во время переговоров. После начала встречи, через 40-45 минут, подают кофе или чай.
